Cloni e chatbot: così l’IA in azienda può tagliare i costi della burocrazia

Quello tra IA e mondo del lavoro è un rapporto complicato. Da un lato, viene vista come uno strumento che permetterà di farci lavorare meno e meglio: sostituendo i lavori più ripetitivi e aumentando il tempo libero. Dall’altro, viene considerata come una minaccia che causerà ondate di disoccupazione che l’umanità non è ancora preparata ad affrontare. Quel che è certo, è che è in arrivo un’onda di cambiamento che non si può fermare, ma al massimo cavalcare senza farsi travolgere.  

Uno dei benefici più immediati che l’introduzione dell’IA in azienda può portare riguarda la gestione della burocrazia. Nelle aziende italiane, questa rappresenta una vera e propria "tassa" occulta che costa fino a 530mila euro l'anno per una società di 100 dipendenti, tra ore improduttive, rallentamenti e inefficienze operative. Infatti, il 37% dei manager dedica alle scartoffie più di 5 ore a settimana, e per il 68% queste attività generano errori e rallentamenti.  

A dirlo è un report di Factorial, il principale software di gestione aziendale d’Europa, realizzato combinando i dati di oltre 15.000 aziende con un’indagine condotta da Dynata su 206 dirigenti senior. Questo mostra come il costo non sia solo economico, ma anche umano. Un manager su due dichiara di perdere ore di sonno o tempo personale per via di questi incarichi, la stessa percentuale dice di avvertire ansia o frustrazione, mentre il 30% afferma che questi impegni hanno inciso sulle relazioni con le persone care.  

«Se i nostri manager dedicano tutto questo tempo a queste attività, non riescono ad occuparsi di quello che effettivamente dovrebbero, come innovazione, leadership, strategia», sottolinea Nicola Laganà, vicepresidente marketing di Factorial. «Se sei travolto dalla burocrazia diventa difficile cogliere la complessità, leggere i segnali deboli di questo tempo che corre molto forte». 

Il 70% dei manager, in realtà, già dichiara di utilizzare strumenti di IA come ChatGPT o Gemini nel lavoro, ma lo fa principalmente per scrivere e-mail o fare ricerche. Quando si parla di integrare l’IA nel lavoro, gli orizzonti sono molto più ampi di così. Non si tratta di avere uno strumento che può aiutare a organizzare il lavoro o approvare le ferie, ma di un sistema che lo fa direttamente. Ad esempio, attraverso l’utilizzo di cloni.  

«Questi agenti IA possono occuparsi di attività ripetitive, come approvare le note spese, seguendo delle direttive che gli vengono date una sola volta», spiega Laganà. In poche parole, una volta istruito, lavora in autonomia. La potenzialità dei cloni è così ampia che questi possono occuparsi anche di fare il primo screening dei colloqui per le nuove assunzioni.  

Integrare l’IA in azienda potrebbe aumentare l’efficienza, ridurre i costi, e alimentare l’innovazione lasciando più spazio anche ai processi creativi. Ma è un’onda che va saputa cavalcare senza lasciare indietro nessuno.