Travel manager, una professione in ascesa

Crescono i viaggi d'affari. Nel primo semestre del 2025, il settore ha mantenuto una buona stabilità. Secondo il Gruppo Uvet, il numero di transazioni mensili – ovvero il volume di viaggi d’affari effettuati – è rimasto costante tra gennaio e giugno, con un indice compreso tra 81 e 83 (dove 100 rappresenta il livello medio annuo). L’unica leggera flessione si è registrata a maggio, con un valore sceso a 80, recuperato però già a giugno, chiuso con un indice di 83. Il valore globale dei viaggi ha evidenziato alcune oscillazioni. A maggio si è registrata una flessione (indice pari a 95), ma a giugno il dato è risalito a 99. Su base semestrale, il progressivo di giugno 2025 ha dimostrato un deciso miglioramento rispetto a giugno 2024. Questo suggerisce una ripresa degli investimenti da parte delle aziende nel comparto del business travel. Dal punto di vista del costo, spesa media per viaggio, si osserva una tendenza leggermente decrescente da gennaio a giugno 2025. Tuttavia, se confrontato giugno 2024 a giugno 2025, si evidenzia un incremento dell’11%. Questo può indicare viaggi più complessi, lunghi o con servizi più strutturati rispetto all’anno precedente.

A influenzare le prospettive per il terzo trimestre è la crescente instabilità geopolitica in Medio Oriente. Il 23 giugno 2025, la chiusura temporanea dello spazio aereo in Qatar, Emirati Arabi, Kuwait e Bahrein ha causato importanti disagi al traffico aereo, in seguito all’escalation delle tensioni tra Iran, Israele e Stati Uniti, iniziata il 13 giugno. Diverse compagnie aeree hanno dovuto cancellare o deviare voli su rotte fondamentali tra Europa e Asia. Questa situazione potrebbe impattare negativamente sul business travel già da luglio, a causa di aumenti nei costi operativi.

L'andamento dei viaggi d'affari negli ultimi tre anni mostra chiaramente la dimensione dell’impatto dovuto alla crisi pandemica. Le transazioni del ‘22 - ’23 e ‘24 segnano la ripresa dei viaggi d’affari con 62 e 73. I prezzi medi sono quindi cresciuti costantemente, toccando il loro massimo nel 22 (indice 127). Il 2023 mostra infatti i primi timidi segnali di riduzione della spinta inflattiva e speculativa che si confermano anche per l’anno 2024. Quest’ultimo mostra un sensibile incremento sia nelle transazioni sia nel valore.

Il travel manager è una figura complessa che sta prendendo piede negli ultimi anni, trovando apprezzamenti sia nelle grandi aziende che nelle pmi. Negli ultimi anni stiamo assistendo a un’importante evoluzione nell’organizzazione interna delle grandi imprese che, per migliorare la produttività e la redditività, hanno messo in atto un processo che comporta investimenti crescenti nel coordinamento e nella pianificazione delle trasferte aziendali. In questo modo si assiste a un miglioramento qualitativo dell’attività lavorativa che, di conseguenza, porterà consistenti benefici economici alla società. A tal proposito sempre più aziende, dopo aver maturato la consapevolezza che incontrare personalmente il cliente sia la soluzione migliore per garantire la buona riuscita di una possibile collaborazione, hanno deciso di incrementare il budget per i viaggi di lavoro. Allo stesso modo, sono in continuo aumento gli investimenti necessari alla formazione dei propri dipendenti e collaboratori: ciò comporta che essi si spostino sul territorio nazionale e non, per partecipare a congressi, eventi, corsi di aggiornamento che permettano loro di acquisire nuove skills utili a garantire l’ottimo svolgimento della propria attività lavorativa.

L’aumento delle trasferte aziendali richiede un’organizzazione capillare dei comparti di riferimento come quello amministrativo, contabile e delle risorse umane; per tale motivo, soprattutto le grandi imprese, hanno deciso di inserire nel proprio organico una figura professionale, il travel manager, che possa garantire il perfetto funzionamento di questa complessa macchina, affinché tutto si svolga in maniera ottimale e nel rispetto della travel policy aziendale. Il ruolo di travel manager è particolarmente impegnativo poiché comporta responsabilità che solo una persona estremamente qualificata può gestire. Pianificare una trasferta aziendale richiede, infatti, di mettere in atto un lavoro organizzato che solo chi ha competenze specifiche settoriali può portare a termine senza incorrere in criticità. Il travel manager, innanzitutto, dovrà fare in modo che il budget stabilito precedentemente con il dirigente aziendale venga pienamente rispettato garantendo però che il dipendente che andrà in trasferta possa comunque essere soddisfatto. È quindi importante trovare il giusto compromesso tra i costi imposti dall’azienda e i benefici richiesti da colui che si trova a svolgere l’attività lavorativa al di fuori del proprio ufficio. Per gestire al meglio questa fase iniziale, al travel manager sono richieste competenze di economia e di finanza di base, poiché dovrà sempre mantenere aperto un canale comunicativo con l’ufficio amministrativo-contabile che si occupa, appunto, di controllare le spese del personale necessarie poi a redigere il rendiconto mensile.

Organizzare una trasferta, inoltre, comporta l’utilizzo di portali appositi per la prenotazione di autovetture, voli, treni e strutture alberghiere. A seconda della località di destinazione sarà possibile scegliere il mezzo di trasporto più adatto che permetta di arrivare in sede nel minor tempo possibile ottimizzando i costi, non andando quindi a inficiare negativamente sulla redditività dell’azienda. Se la distanza da percorrere è breve e facilmente raggiungibile in auto, è possibile utilizzare un’auto direttamente appartenente al proprio parco aziendale, qualora la società ne avesse uno, oppure il travel manager può affidarsi a una società esterna. In ogni caso è opportuno che conosca le politiche ecosostenibili così da scegliere un mezzo con emissioni basse di CO2 che contribuiscano quindi a limitare l’impatto sull’ambiente.

Organizzare viaggi aziendali, soprattutto quelli in luoghi a rischio, richiede competenze specifiche sui procedimenti da seguire e le pratiche burocratiche da espletare, oltre che alla normale documentazione di cui il dipendente necessita per entrare nel Paese e alle eventuali vaccinazioni richieste per legge. Il travel manager, per poter gestire al meglio l’organizzazione delle trasferte deve avere abilità nell’utilizzo di software specifici che permettano di inserire dati e documenti relativi ai costi di viaggio, di alloggio e dei conseguenti spostamenti, in modo che poi l’ufficio del personale possa provvedere a consultarli in qualsiasi momento.

Riassumendo possiamo dire che si tratta di una figura altamente specializzata in grado di affrontare sfide complesse, spaziando dalla gestione ordinaria delle trasferte aziendali, al monitoraggio della soddisfazione dei lavoratori impegnati nelle trasferte.

Insomma, il travel manager deve, da un lato, curare tutti gli interessi dell’azienda assicurandosi che ogni costo sia ottimizzato e giustificato, dall’altro deve assicurarsi che i lavoratori in trasferta siano soddisfatti e non riscontrino problemi di alcun tipo. Si ricorda però che non sempre il travel manager è una figura ben specifica all’interno dell’azienda, tale ruolo a volte può essere anche infatti ricoperto da altre figure aziendali che sono incaricate di altre mansioni. In altri casi, invece, il travel manager è una figura part time, quindi non sempre presente in azienda ma che è comunque incaricato di fornire una continua assistenza ai dipendenti dell’azienda. Mentre nelle aziende di piccole dimensioni è possibile che tale ruolo sia ricoperto da una figura non dedicata esclusivamente a questo compito, man mano che un’azienda cresce, la gestione dei viaggi può diventare troppo ingombrante per essere gestita in questo modo.

È piuttosto alto il livello di soddisfazione dei travel manager per i servizi di trasporto aereo e ferroviario, di noleggio e di travel management. Le compagnie più utilizzate sono le legacy, malgrado un mercato dominato dalle low cost, in quanto garantiscono maggiori frequenze e rotte. A essere maggiormente ricercate dai viaggiatori sono la semplicità di connessione e accesso al servizio. Nemici giurati restano ritardi, cancellazioni e file ai controlli. Sono queste le principali evidenze emerse nel corso di Beyond the borders, l'evento dedicato al mondo della mobilità aziendale e dei viaggi d'affari in Italia promosso a Milano da Lab Sumo, (spin-off della casa editrice Sumo Publishing impegnato nella promozione di studi, analisi, eventi e iniziative di formazione sui temi della mobilità aziendale) con la partecipazione di BT Lounge, la community che riunisce i travel manager di alcune delle più importanti aziende italiane.

L'appuntamento, realizzato con il patrocinio di Aniasa e di Gbta Italy-Global business travel association, ha visto la presentazione di una survey telefonica esclusiva condotta su ben 102 travel manager (oltre 5.300 schede raccolte), con un focus su quattro settori strategici per il travel: compagnie aeree, trasporto ferroviario, servizi di rent-a-car e travel management company. I risultati sono stati commentati da esperti riconosciuti dal settore (da qui il pay off dell'evento Ask the experts) per ognuna di queste categorie. Lo studio ha indagato le modalità di viaggio più utilizzate e i servizi preferiti, le criticità e le prospettive per il prossimo futuro segnalate dai gestori di viaggi di diversi settori (tra cui banche, costruzioni, Oil&Gas, Pa, Terziario, chimica eccetera), per lo più appartenenti ad aziende di dimensioni medio-grandi.

La survey evidenzia come le compagnie più utilizzate dal segmento business siano soprattutto legacy, ovvero quelle tradizionali, tra cui in primis la nostrana Ita Airways. Un dato in controtendenza con quello relativo al mercato italiano complessivo, in cui le low cost giocano un ruolo centrale. E le tratte più gettonate? In testa la Milano-Roma (26%), che segna un deciso recupero sull'alta velocità.

Più in generale il 35% delle tratte sono "domestiche", contro ben il 65% internazionali, naturalmente piuttosto frammentate, con la tratta Milano-New York utilizzata dal 7% del campione. Ritardi e cancellazioni sono di gran lunga le principali criticità riscontrate dai viaggiatori d'affari, insieme rappresentano la metà delle doglianze della clientela business che però riconosce la bontà della gestione delle emergenze da parte dei vettori tramite comunicazioni puntuali. Per David Jarach, fondatore ed executive chairman di Diciottofebbraio, la vera sfida per i viaggi d'affari riguarda appunto «la gestione della disruption che spesso è coordinata da remoto e non in presenza sullo scalo perché in passato molti vettori hanno fatto ricorso all'outsourcing».

Pressoché tutte le aziende intervistate si servono di almeno un operatore di rent-a-car, a testimonianza di quanto siano ormai diffuse le convenzioni con i noleggiatori. La destinazione preferita è Milano, indicata dal 27% dei rispondenti che hanno specificato come luoghi di noleggio Milano Malpensa, Linate, la Stazione centrale o gli uffici in centro Città, seguita da Roma, segnalata dal 10%, con Fiumicino e Termini come luoghi di noleggio più gettonati. La principale lamentala dei travel manager sul servizio di noleggio riguarda ''la scarsa trasparenza sui costi aggiuntivi'', denunciata dal 26% (elemento che potrebbe nascere da ambiguità o da una non perfetta conoscenza della convezione stipulata), seguita dalla scarsa disponibilità di veicoli (22%). Un problema che si riscontra in particolare quando i flussi business incrociano quelli leisure. Alla domanda 'quali servizi aggiuntivi considerereste importanti per migliorare l'esperienza?', il 27% degli intervistati ha risposto indicando il ritiro e consegna presso hotel o aeroporti senza attesa e il 19% chiedendo un accesso prioritario business. Richieste che rispondono all'esigenza di ottimizzare tempi e facilitare le operazioni. «Le aziende clienti - ha commentato Giuseppe Benincasa, direttore generale di Aniasa - oggi tendono a razionalizzare le spese di trasferta e a concentrare gli spostamenti dei dipendenti nello stesso arco temporale. A ciò si aggiunge l'uso sempre più diffuso di teleconferenze che ha ridotto la necessità di spostamenti. È stato uno degli effetti a lungo termine del Covid».

Secondo lo studio due viaggiatori su tre utilizzano Trenitalia, soprattutto per la frequenza delle corse, anche se cresce l'apprezzamento per i servizi offerti da Italo (utilizzato dal 16% del campione), da molti giudicato come meno soggetto a scioperi.
Interessante sottolineare come molti si servano anche di compagnie straniere. Se la rotta più gettonata resta la Milano - Roma (citata dal 50% del campione e la percentuale sale al 70%, se sui tiene conto anche delle tappe intermedie, Reggio Emilia, Bologna, Firenze), non mancano le sorprese, come alcune tratte estere (su tutte Berlino - Monaco) a conferma di come il treno resti un vettore di mobilità interessante per la clientela business anche all'estero. Se i ritardi (lamentati dal 59% degli intervistati) e la scarsa connessione wi-fi (17%) rappresentano le due principali macchie nel servizio offerto, d'altra parte i travel manager riconoscono alle compagnie l'efficacia delle politiche di rimborso in caso di disservizi. Secondo Andrea Giuricin, professor in economia dei trasporti Università Bicocca di Milano e ceo di Tra consulting, questo servizio ha raggiunto nel nostro Paese un elevato livello di performance anche rispetto a quanto avviene nelle altre country europee, garantendo un'elevata qualità a buoni prezzi: "Sull'infrastruttura si stanno facendo ulteriori investimenti per cercare di migliorare le problematiche di congestione nei nodi urbani. Cosa fare di più? Credo che si potrebbe dare ulteriore flessibilità ai business traveller".

Tra le principali criticità nel rapporto con le travel management company (tmc) figurano la lentezza nei tempi di risposta (indicato dal 21% del campione), le difficoltà nell'utilizzo delle piattaforme (14%) messe a disposizione, una gestione inefficace delle emergenze e sistemi di prenotazione poco intuitivi (11%). Le iniziative messe in campo particolarmente apprezzate? Il consolidamento di partnership con vettori e hotel per migliori tariffe (giudicate positivamente dal 19% dei rispondenti), l'assistenza 7 giorni 7 h24 (18%) e l'introduzione di piattaforme user friendly (15%). Nel commentare i risultati Davide Rosi, amministratore delegato Siap ha osservato come «naturalmente le aziende si affidano a una sola tmc. Chi ne ha di più o le utilizza in paesi diversi oppure le tiene per gestire particolari categorie di viaggiatori, solitamente i top manager. In caso contrario, non ce ne sarebbe una ragione». Al termine dei lavori sono stati consegnati due riconoscimenti assegnati sulla base delle preferenze espresse dai travel manager partecipanti alla survey: a Cesare Belosi - global travel & expenses manager di Cnh group è andato quello riservato al professionista ritenuto più competente sotto il profilo tecnico, a Roberta Billè - xpend manager di Sandoz Italia è stato riconosciuto quello destinato al collega più generoso nel condividere le proprie competenze ed esperienze.