Rientro al lavoro, ecco come ricominciare

Il rientro al lavoro viene spesso vissuto come un nuovo inizio, un foglio bianco da scrivere con molti buoni propositi e grandi progetti da sviluppare. La realtà riporta invece a impegni precedentemente presi, urgenze e imprevisti. Questa dicotomia è fonte di frustrazione e può diventare un vero e proprio blocco. Una buona pianificazione è di certo una buona soluzione per gestire progetti e priorità prima e dopo un’interruzione lavorativa, se non c’è stata occasione per definirla. Alcuni consigli per vivere meglio la fine delle ferie e l'inizio dell'attività lavorativa arrivano dall'Apoi-Associazione professional organizers Italia.

«Non iniziare a tempo pieno - spiega Selina Angelini, professional organizer e consigliera Apoi -. Se è vero che in vacanza si recuperano energie, non è poi utile sprecarle tutte nella prima settimana. Darsi un piccolo periodo di “riscaldamento”, proprio come un atleta che entra in campo, vale per il corpo e anche per la mente. Quindi sì a orari ridotti, pause morbide e attività leggere. Evitare che in calendario ci siano solo riunioni. Mantenere degli spazi per lavorare in autonomia e rimettere la testa sui progetti sospesi e su quelli futuri permette di lavorare sulla propria produttività personale. E poiché le interruzioni portano a pensare fuori dagli schemi e sono fonte di nuove idee, è utile cercare di metterle a sistema appena possibile anche solo con una prima piccola azione. Non un cambio di vita, ma una piccola novità sì. I buoni propositi rimangono tali spesso perché richiedono cambiamenti radicali. Allo stesso tempo interrompere il lavoro porta a modificare abitudini e introdurre novità. Come non vanificare queste note positive? Senza stravolgimenti, ma concedendosi una piccola buona azione quotidiana. Che siano nuovi progetti o buone abitudini, un’azione tira l’altra e spesso il cambiamento segue in modo naturale». 

Il miglioramento dell'organizzazione in azienda è sempre più una leva strategica per un business che vuole crescere in modo sostenibile, perché oltre a migliorare il lavoro in modo oggettivo, consente di lavorare bene e quindi di migliorare il benessere aziendale, riducendo il rischio di burnout e di turnover, due grandi sfide aziendali. Le aziende si rivolgono a un professional organizer quando la crescita del lavoro supera la struttura che lo sosteneva, e quella struttura smette di essere un alleato: ruoli, processi e modalità di passaggio delle informazioni restano quelli pensati per una realtà più piccola. «Il professional organizer può intervenire su due livelli distinti. Il primo è un intervento sistemico che punta a costruire un assetto che regga nel tempo: si lavora su processi, flussi di lavoro e ruoli, per definire chi decide cosa, dove risiedono le informazioni e come un'attività passa da una persona all'altra senza disperdersi. Il secondo livello riguarda il singolo lavoratore, sia come affiancamento individuale tramite percorsi di welfare aziendale, per aiutare la persona a costruire un equilibrio sostenibile tra vita professionale e privata attraverso strumenti concreti; sia con momenti formativi in aula rivolti a gruppi più ampi, dedicati a temi come la gestione delle priorità e l'organizzazione del tempo: un intervento meno personalizzato, ma capace di raggiungere più persone e diffondere un linguaggio comune all'interno del team», sottolinea Sara Cecchetti, professional organizer e consigliera Apoi.

E-mail, chat, notifiche, file, piattaforme e ora anche strumenti di Ia-intelligenza artificiale aumentano le possibilità a nostra disposizione, ma anche la quantità di informazioni da gestire. Quali sono oggi le principali difficoltà e quali gli accorgimenti per riprendere il controllo? «Ogni 24 secondi qualcosa reclama la nostra attenzione. Tra e-mail, chat e notifiche cambiamo applicazione 1.200 volte al giorno, come ha calcolato Harvard Business Review. È la tassa che paghiamo saltando da un tool all’altro o da un dispositivo all’altro, rispondendo a infiniti citofoni che richiamano la nostra attenzione. Dopo un periodo di assenza, l'overload si fa sentire ancora di più e la mancanza di un metodo ci costringe a fare come Sisifo, spingere il masso fino in cima e vederlo rotolare giù ogni volta. Ecco perché servono almeno tre mosse. La prima: meno ingressi, un solo posto dove arrivano le cose da fare.  La seconda: l’Ia che prepara la strada. Visto che c’è, perché non usarla come un parafulmine o un ombrello? Le facciamo riassumere thread, estrarre punti chiave e preparare bozze, un postino selettivo che ci consegna una scrivania digitale già organizzata. Entriamo a valle del percorso e prendiamo decisioni strategiche con molto meno sovraccarico. La terza: tempo protetto. Spazi senza notifiche, difesi come un appuntamento con il nostro pensiero, con bolle di concentrazione per arrivare a fine giornata con la stanchezza buona, quella che appaga, lasciando libere le altre aree della vita per fermare la porosità del tempo», consiglia Debora Montoli- professional organizer e consigliera Apoi.

Il professional organizer nasce negli Stati Uniti a metà degli anni ’80, in California, come risposta al crescente consumismo e alla necessità di gestire spazi, tempi ed energie in modo più efficace. Nel 1986 viene fondata la Napo-National association of productivity and organizing professionals, oggi con circa 4mila membri negli Usa. In Italia, la professione arriva quasi 30 anni dopo: il primo passo istituzionale è la fondazione di Apoi il 16 ottobre 2013. Da allora, Apoi ha costruito valore istituzionale, creato una comunità professionale e promosso standard di qualità, anche alla luce della legge 4/2013 sulle professioni non regolamentate. In pratica è un consulente di organizzazione personale che aiuta persone, famiglie, liberi professionisti e organizzazioni a ottimizzare le proprie risorse esauribili: spazio, tempo ed energie, accompagnando il cliente in un percorso di consapevolezza, fornendo metodi, strumenti e strategie personalizzate per ridurre il sovraccarico decisionale e lo stress legato alla disorganizzazione; creare sistemi sostenibili di gestione (in casa, famiglia, ufficio, azienda, scuola, nei momenti di cambiamento); migliorare la produttività e la qualità della vita quotidiana. Lavora con rispetto, ascolto attivo e senza giudizio, adattando soluzioni alle abitudini, agli obiettivi e ai valori del cliente. In Italia, formarsi come professional organizer significa scegliere un percorso serio, etico, riconosciuto. Dal 2024, Apoi ha attivato un sistema di qualifica che richiede studio, esperienza sul campo, esame finale e rispetto del Codice etico-deontologico. Non è un percorso veloce, perché diventare professionista non è solo imparare tecniche: è imparare ad ascoltare, a non giudicare, a stare accanto a persone che intraprendono un percorso di trasformazione delle proprie risorse. «Consiglio di formarsi con serietà, specializzarsi, confrontarsi con chi ha maturato maggiore esperienza, unirsi alla comunità Apoi per supporto, aggiornamento continuo e credibilità istituzionale. Le aziende, soprattutto alcune nuove realtà in espansione e studi professionali, stanno scoprendo il valore del professional organizer per: ottimizzare spazi e flussi di lavoro; gestire archivi cartacei e digitali; supportare i team di lavoro; migliorare il benessere organizzativo e la produttività dei dipendenti. Le opportunità economiche variano molto, a seconda del tipo di specializzazione, clientela, zona geografica e capacità di promuoversi. In ambito aziendale, i progetti possono essere più strutturati e remunerativi. Siamo ancora in pochi: circa 130 iscritti ad Apoi, quasi tutti donne. È una comunità piccola, ma viva, che si conosce, si sostiene, si forma continuamente. Fuori dall’associazione ci sono altri professionisti, ma il numero resta contenuto: la stima è di meno di 200 professionisti attivi in tutto il Paese. Gli associati Apoi provengono da percorsi professionali molto diversi: architetti, psicologi, coach, insegnanti, manager, interior designer, bibliotecari, esperti di pubbliche relazioni e di comunicazione, per fare qualche esempio. La forza della professione sta proprio nella sua trasversalità: non esiste un “profilo tipo”, ma una comune sensibilità per l’organizzazione, il metodo e il benessere personale e professionale delle persone», conclude  Alessandra Janoušek, professional organizer e presidente di Apoi.