Lavoratori e sovraccarico cognitivo

Ricerca. Lavoratori e sovraccarico cognitivo

Maurizio Carucci

Sono molte le cause dello stress

Burnout, noia, equilibrio tra lavoro e vita privata, le ricadute della pandemia: sono tutti fattori che stanno contribuendo a far crescere lo stress nell’ambiente di lavoro. Una nuova ricerca condotta da OpenText rivela come siano cambiate le sfide quotidiane per i lavoratori negli ultimi due anni e offre spunti utili per capire come far fronte al sovraccarico cognitivo in ambito aziendale. La chiave sta nella capacità di saper innovare le modalità di accesso e gestione delle informazioni, così da sfruttare al meglio il vantaggio informativo e trasformarlo in un vero e proprio momento di crescita. Dalla ricerca è emerso che il sovraccarico di informazioni sul lavoro è fonte di stress, tanto che oltre un terzo dei professionisti in Italia (36%) non riesce mai a disconnettersi davvero. La tendenza è particolarmente diffusa nell’Europa continentale, dove l’Italia spicca, ma viene immediatamente seguita da Spagna (34%) e Germania (33%). Si tratta di un fenomeno più che raddoppiato dall’inizio della pandemia: nel 2020, infatti, solo il 16% degli italiani lamentava di non riuscire a “staccare”. Oggi, i dati evidenziano utenti sopraffatti principalmente dalle troppe password da ricordare (27%), dal numero eccessivo di app e fonti di dati da controllare ogni giorno (25%) e dall’invadenza dei social media (14%). Nonostante la diffusione del modello di lavoro ibrido, in Italia i dipendenti che ritengono di disporre degli strumenti tecnologici e digitali adatti per svolgere le proprie mansioni anche da remoto sono ancora meno della metà (44%). La ricerca è stata condotta su 27.000 lavoratori di Regno Unito, Stati Uniti, Germania, Spagna, Italia, Francia, Australia, Canada, Singapore, India, Brasile e Giappone. In Italia sono state intervistate 2mila persone per indagare le esperienze dei dipendenti in termini di “sovraccarico di informazioni” durante la pandemia, nonché come sia cambiata la loro interazione con i dati. I professionisti intervistati hanno ammesso di utilizzare numerosi account, risorse, strumenti e app per gestire le informazioni, tanto che il 60% di loro afferma di utilizzare almeno 6 strumenti di condivisione diversi al giorno, a dimostrazione del fatto che i dati necessari per portare a termine le attività quotidiane sono distribuiti su un numero sempre maggiore di fonti. Questo porta quasi metà dei professionisti (46%) a trascorrere oltre un’ora al giorno a cercare singoli documenti o dati specifici sulle reti aziendali o su sistemi condivisi, solo per poter continuare a svolgere il proprio lavoro. Una delle maggiori difficoltà per i professionisti è rappresentata dal fatto di avere informazioni distribuite in diversi “luoghi”: più di un italiano su tre (36%) afferma infatti di faticare a reperire le informazioni perché queste sono disponibili su diverse piattaforme, applicazioni o file. Se pochi (15%) ritengono che i colleghi non salvino correttamente i documenti (conservandoli per esempio sul desktop del proprio PC), il 24% lamenta difficoltà a identificare le informazioni più recenti e aggiornate. La cattiva gestione e le sfide che si affrontano quotidianamente hanno un effetto negativo sui lavoratori: il 43% dei dipendenti italiani, infatti, ritiene che la grande quantità di informazioni abbia ripercussioni dal punto di vista del benessere fisico e mentale, mentre il 35% afferma che le conseguenze riguardano principalmente le prestazioni lavorative. Da non sottovalutare anche il fatto che 1 italiano su 3 (34%) possa vedere compromesso l’equilibrio vita-lavoro.

Come favorire la salute mentale

Come rilevato anche dalla Ricerca 2022 dell'Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, soltanto il 9% dei lavoratori italiani dichiara di “stare bene” dal punto di vista fisico, sociale ed emotivo sul luogo di lavoro. In particolare, il fronte più critico è quello psicologico, per il quale l’impatto più forte è dato dalla sensazione di essere sempre di fretta e in corsa contro il tempo. Non mancano, poi, gli episodi di ansia e/o stress legati, per esempio, al carico di lavoro o alle relazioni conflittuali con colleghi e responsabili e, infatti, ben quattro persone su dieci dichiarano almeno un’assenza dal lavoro nell’ultimo anno per malessere emotivo. Promuovere il benessere del personale e percorsi di formazione sulla salute mentale nell’ambiente di lavoro è tra le priorità dei responsabili delle risorse umane che vogliono trattenere le persone migliori e contribuire al successo dell’azienda. Naturalmente non esistono due aziende uguali. Sottoporre con regolarità questionari ai dipendenti rimane il modo migliore per capire esattamente cosa succeda nelle loro menti. Ma in base alle ricerche più recenti, vi sono dei metodi da cui i leader Hr possono partire per costruire un ambiente di lavoro più sano. Gli esperti di CoachHub, la più grande realtà d’Europa specializzata nel coaching digitale, ne suggeriscono tre messe a punto dall’American Psychological Association: lasciare libertà ai propri collaboratori di decidere dove, quando e come lavorare; sviluppare programmi e politiche a supporto della salute mentale; osservare con sguardo critico le politiche di equità, diversità e inclusione.

Stress da rientro estivo, come gestirlo

Ripartire dopo la pausa estiva significa, specialmente nello scenario attuale, inserirsi in un contesto complesso, segnato da incertezza, mutevolezza, competitività e spinte contrastanti mai sperimentate prima. Un piano di rientro a lavoro ben pensato e organizzato può dare la corretta accelerazione al personale sollevandolo dai timori per concentrarsi sugli obiettivi aziendali. Se è vero, infatti, che la parola leader viene da “to lead” (guidare), ai capi spetta allora l’imperativo di esprimere nuove abilità, sempre meno legate all’esecuzione e sempre più votate all’ascolto, all’ispirazione e alla motivazione, per generare senso di appartenenza nei collaboratori. Conoscere quindi il contesto in cui ci si muove, e soprattutto conoscere a fondo il proprio team, anticipare e facilitare il dialogo e il lavoro di squadra, delineare un set di obiettivi per elaborare le migliori strategie è fondamentale. Ecco una possibile road map che ciascun manager può adattare al proprio contesto.

La connessione? Un rituale. Ascolto attivo, flessibilità, empatia, capacità di gestire i conflitti, capacità di esporsi ed esprimersi in pubblico: il successo di un leader nell’essere fonte di ispirazione per le proprie persone dipenderà sempre di più da queste capacità. Il ritorno dalle vacanze comporta necessariamente cambiamenti, all’interno e all’esterno dell’azienda, anche nelle maglie sociali. Il manager deve saper essere ricettivo, indovinare i mutamenti intervenuti e, soprattutto, essere aperto. Creare dei rituali di connessione e incontro – una tavola rotonda all’inizio di ogni settimana oltre ad occasioni di scambio con i singoli – aiuta a creare una base continuativa per un efficace lavoro di squadra. La condivisione e la narrazione di sé, di propri vissuti e aspettative, facilitano il senso d’appartenenza e incentivano l’impegno, rinforzando un ambiente positivo in cui ciascuno si senta visto e apprezzato. Un buon leader sa guidare tutti i membri del proprio team. Per farlo, deve anzitutto conoscerli.
Empowering, ovvero, liberare il potenziale. La leadership è un movimento dinamico tra il leader e la sua squadra, ed è il leader a imprimervi le giuste accelerazioni e direzioni. Il manager sa incoraggiare i propri dipendenti all’eccellenza – il che significa apprendimento, sviluppo e a volte fallimento. Il suo compito è fare il tifo per la squadra, responsabilizzandola. I membri del team conoscono, condividono l’obiettivo e sanno che si procede insieme, fornendosi supporto, specie in un momento delicato come quello del rientro. Questo tipo di sostegno crea fedeltà, regala ispirazioni: il buon leader si confronta con il team, ne ascolta idee e suggerimenti – le sue persone non sono ingranaggi di una ruota, ma parte fondante d’un organismo che lavora in unisono col proprio capo. Insieme disegnano la mappa degli obiettivi tenendo conto di tutti i punti di vista (ovvero, dei punti di vista di tutti). In questo modo si può creare uno strumento condiviso che apre nuovi spazi e permette nuove possibilità di crescita anche là dove non sembrava ce ne fossero.
Visione e con-divisione: la flessibilità, prima di tutto. La definizione degli obiettivi è un momento fondamentale per il team, e, per il manager, offre la possibilità di misurare progressi e risultati a livello individuale e collettivo. Per aumentare le possibilità di crescita e successo, è bene però che gli obiettivi vengano elaborati in dialogo (“visione e con-divisione”) con tutti i membri del team, così che il lavoro venga svolto con il massimo di coordinamento ed entusiasmo. Una volta stabiliti i goal, il consiglio è la flessibilità: sono necessari momenti di revisione e aggiornamento, meglio se svolti nel confronto con la squadra.
Responsabilità significa: “essere capaci di rispondere in maniera abile”. Riprendere la visione d’insieme: il manager sa che spesso i progetti procedono oltre la sua supervisione. Importante, al rientro, è quindi fare domande, aggiornarsi, essere al corrente . Ma, soprattutto, far sapere alla squadra che si è tornati e si è a disposizione. Il buon leader è respons-abile. A prescindere dalla dispersione (che durante il periodo estivo può anche essere geografica) del lavoro, deve saper poi rendere conto di quanto è avvenuto. Il buon leader deve avere un altrettanto buona capacità di elaborazione delle risposte, anche davanti a una situazione che può essere imprevista.
Abitare la complessità grazie all’apprendimento trasformativo. Già nel 1989 Morgan scriveva: “Se si vuole affrontare l’analisi organizzativa in maniera realistica, bisogna partire dal concetto che le organizzazioni rappresentano più cose nello stesso momento”. La complessità non si può forse eliminare ma nella complessità si può abitare. Facendone, nel senso letterale, un habitus e un’abitudine. Per chi guida un’azienda, questa è la grande potenzialità delle soft skills, che hanno radici nella migliore filosofia e nelle scienze umane. Senza scomodare grandi nomi di capi d’impresa laureati in filosofia come Sergio Marchionne e Reid Hoffman (fondatore di Linkedin), se risaliamo alle ragioni di successo delle aziende incontriamo spesso leader che hanno letto con cura qualche pagina di Aristotele e Platone e che fondano le relazioni aziendali su un apprendimento trasformativo (agire su sé stessi, per trasformare il mondo in cui ci si muove).

Il vademecum per sopravvivere al rientro in ufficio

Per molte persone settembre è il vero mese della ripartenza, una sorta di Capodanno morale. Finite le vacanze, infatti, questo mese è il momento migliore per mettere nero su bianco i nuovi obiettivi e i buoni propositi da portare avanti per chiudere in bellezza l’anno: dai progetti personali, al lavoro, fino alle scadenze posticipate durante il periodo estivo. In questo scenario si inseriscono i suggerimenti di Taxfix, unicorno europeo che ha sviluppato un prodotto che rende più agevole la dichiarazione dei redditi online, che ha stilato un vademecum per tutti coloro che desiderano orientarsi in questa situazione. Secondo Taxfix occorre prestare attenzione ai seguenti tre aspetti:

Per contrastare il sovraffaticamento e la tensione tipica del back to work, non si può tralasciare il benessere psicologico. Lo stress, infatti, non è altro che una risposta psicologica e fisiologica, ma può causare problemi nell’affrontare il quotidiano e causare disagio soprattutto nelle prime settimane. Con piccole accortezze è possibile affrontare al meglio la situazione e riprendersi in breve tempo, così da poter ricominciare al meglio. Mens sana in corpore sano. Un’attività che probabilmente è stata messa in stand-by durante il periodo estivo è proprio l’attività fisica, la quale presenta innumerevoli benefici non solo per il corpo, ma anche per la mente. Ad ogni età, svolgere attività fisica con regolarità significa fare una scelta a favore della propria salute. L’attività fisica, infatti, contribuisce a ridurre i sintomi di ansia e stress, nonché aiuta a migliorare la qualità del sonno. Quindi, nonostante possa sembrare complesso inserire l’allenamento fisico all’interno di una giornata già ricca di impegni, imparare a conciliare lavoro e sport è fondamentale per rilassarsi e disconnettersi. Due pratiche ampiamente sdoganate durante la pandemia, meditazione e mindfulness possono veramente rivoluzionare il proprio benessere. Soprattutto nei periodi più frenetici, la mente tende a viaggiare come tramite autopilota, per questo prendersi del tempo per staccare la spina e riprendere in mano il volante è molto importante. La meditazione – spesso accompagnata anche da tecniche di rilassamento – permette di entrare in profondo contatto con se stessi e la propria mente, raggiungendo uno stato di pace interiore. È sufficiente fissare un promemoria e ritagliarsi anche solo 20 minuti durante la giornata per notare i primi benefici. Una delle maggiori fonti di stress sono le scadenze, soprattutto se ci se ne ricorda all’ultimo minuto. Un modo per tenere a bada l’ansia è quello di avere un calendario che possa servire come un promemoria sul quale segnare le date entro cui si deve portare a termine un compito. È difficile tenere a mente tutte le date delle proprie scadenze personali, lavorative e fiscali, per questo, appuntarle è un ottimo modo per non incorrere in spiacevoli inconvenienti – o addirittura sanzioni. Il 30 settembre, per esempio, è il termine ultimo per presentare il 730/2022. Si tratta di una scadenza particolarmente importante per chi ha l’obbligo di presentarlo.